0El formato PDF ofrece muchas ventajas, y una de ellas es la posibilidad de crear formularios rellenables que pueden utilizarse para elaborar una gran variedad de documentos, como listas, solicitudes, contratos, acuerdos, registros o facturas complejas.
El uso de formularios PDF rellenables permite reducir considerablemente el consumo de papel en las empresas, ya que estos archivos se pueden rellenar directamente en el ordenador. Además, son más fáciles de compartir con clientes o colegas.
Así pues, vamos a darte algunos consejos sobre cómo crear formularios PDF rellenables a partir de documentos de Word. Una de las mejores herramientas de software para este fin es ONLYOFFICE Docs, un paquete de oficina colaborativo en línea.
¿Qué es ONLYOFFICE Docs?
A diferencia de las herramientas tradicionales de edición de PDF que se suelen utilizar para hacer formularios rellenables, como Adobe Acrobat DC, ONLYOFFICE Docs es un paquete ofimático en línea que permite editar y colaborar en documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios rellenables a través del navegador web. También puedes ver y convertir archivos PDF y DjVu utilizando el lector incorporado que viene con las herramientas de navegación más esenciales.
Una de las mayores ventajas de ONLYOFFICE Docs es que puedes utilizarlo para abrir y editar archivos DOCX, XLSX y PPTX. Su máxima compatibilidad con los formatos de Microsoft Office te permite reemplazar la suite de Microsoft sin consecuencias negativas.
La suite ONLYOFFICE es completamente de código abierto, por lo que su implementación local en combinación con algunas funciones de seguridad avanzadas (por ejemplo, protección JWT y cifrado de datos en tránsito) hace que sea una buena opción para aquellos que se preocupan por su privacidad en línea. También existe una versión basada en la nube que ofrece la misma funcionalidad pero permite acceder a los editores sin necesidad de instalarlos en un servidor local.
Para la edición local, puedes utilizar los clientes de escritorio de ONLYOFFICE para Windows, Linux y macOS. La versión de escritorio es casi idéntica a la versión en línea, por lo que puedes cambiar fácilmente entre ellas y editar documentos de la misma manera. Además, ONLYOFFICE ofrece aplicaciones móviles gratuitas de ONLYOFFICE para Android e iOS.
ONLYOFFICE Docs viene con un completo conjunto de funciones para el trabajo colaborativo, como varios permisos de uso compartido, historial de versiones, modo de revisión, comentarios y comunicación en línea, y se integra fácilmente con las plataformas empresariales y soluciones de intercambio de archivos más populares:
- Nextcloud
- ownCloud
- Seafile
- Alfresco
- Confluence
- Jira
- WordPress
- Moodle
- Redmine, etc.
Si no utilizas nada de esto, siempre puedes integrar los editores de ONLYOFFICE con su propia plataforma de colaboración y obtener un espacio de trabajo en línea seguro con características de calendario, gestión de documentos y proyectos, correo electrónico, CRM y comunicación.
Con ONLYOFFICE Docs, puedes crear formularios PDF rellenables utilizando su procesador de documentos, por lo que todo el proceso de edición es bastante sencillo.
Cómo crear un formulario PDF
Como primer paso, es necesario crear una plantilla de formulario DOCXF. Este formato está basado en DOCX de Microsoft y es utilizado por ONLYOFFICE para crear plantillas.
Más tarde, podrás convertir tu plantilla DOCXF en un archivo PDF rellenable. Con ONLYOFFICE Docs, puede crear una plantilla de formulario de dos maneras:
- Desde cero
- A partir de un documento Word ya existente (DOCX)
Después de crear la plantilla de formulario, puedes hacer todas las ediciones que quieras en el documento. Puedes introducir y editar párrafos de texto, añadir tablas y objetos complejos (gráficos, formas, etc.), insertar imágenes e hipervínculos, añadir marcas de agua, etc.
Es importante destacar que ONLYOFFICE Docs te permite trabajar de forma colaborativa en plantillas de formularios. Puedes compartir un archivo con tus colegas o amigos y coeditarlo juntos en tiempo real. La coedición permite crear plantillas de formularios listas para usar mucho más rápido.
Una vez realizadas todas las ediciones necesarias, puedes añadir algunos campos rellenables donde otros s podrán introducir datos cuando trabajen con tu formulario PDF. ONLYOFFICE Docs soporta muchos tipos de campos para que puedas crear el diseño deseado:
- Campos de texto para introducir información textual o números;
- Botones de radio para crear una lista de varias opciones mutuamente excluyentes;
- Casillas de verificación para crear selecciones múltiples;
- Listas desplegables para seleccionar una opción de una lista;
- Campos de imagen para añadir imágenes o fotos;
- Casillas combinadas para elegir una opción de una lista o introducir información de texto;
- Dirección de correo electrónico para introducir el nombre de un buzón electrónico;
- Número de teléfono para introducir el número utilizado para ponerse en o con una persona o empresa determinada;
- Campo complejo para crear un campo único que puede contener información de texto y otro campo, como un cuadro de texto, una lista desplegable, una casilla de verificación o un botón de radio.
Puedes añadir los campos requeridos en la pestaña Formularios de la barra de herramientas superior que tiene este aspecto:
Cuando añades un campo, sus propiedades aparecen en la barra lateral derecha. Dependiendo del tipo de campo, existen los siguientes parámetros:
- Clave permite agrupar varios campos para rellenarlos simultáneamente;
- Marcador de posición es la información de texto que se muestra en el campo;
- Etiqueta permite trabajar con los campos en modo automático mostrando una información de texto a otros coeditores;
- Sugerencia es un mensaje de texto que se muestra al pasar el puntero del ratón sobre el campo.
En cuanto a los campos de texto, también puedes determinar los símbolos que se utilizarán y elegir uno de los siguientes formatos: Ninguno, Dígitos, Letras, Máscara arbitraria y Expresión regular.
Después de añadir todos los campos deseados y configurar sus propiedades, puedes hacer clic en el botón Ver formulario en la pestaña Formularios para ver la versión final de tu formulario.
Si no es necesario realizar cambios y todo está correcto, puedes finalmente convertir tu formulario en un archivo PDF rellenable. Para ello, haz clic en la pestaña Archivo y decide qué te conviene más. Puedes descargar tu formulario como archivo PDF o guardar su copia en este formato. Ya está. Ahora tienes un archivo PDF rellenable que puedes compartir con otros.
Además, puedes guardar tu formulario DOCXF como OFORM. Este formato también es utilizado por ONLYOFFICE y está diseñado para formularios online listos para usar. Los editores de ONLYOFFICE abren los archivos OFORM directamente en el navegador web. En este caso, tu formulario tendrá este aspecto:
La mayor ventaja de este formato es que no permite que otros s modifiquen su contenido. Lo único que pueden hacer es rellenar todos los campos obligatorios y guardar el archivo como documento PDF o DOCX.
Conclusión
ONLYOFFICE Docs es una buena opción si necesitas crear formularios PDF rellenables y editar otros tipos de archivos ofimáticos, incluidos documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Además, ONLYOFFICE ofrece una biblioteca de plantillas de formularios listas para usar que están disponibles gratis. Eso significa que no es necesario crear plantillas de formularios manualmente porque siempre puedes encontrar lo que necesitas en la biblioteca de ONLYOFFICE y modificarlo según tus necesidades.
ONLYOFFICE Docs tiene una versión comercial y una edición comunitaria gratuita que ofrece una funcionalidad de edición completa, incluida la creación de formularios Si te resulta difícil implementar la versión autoalojada de la suite, existe una aplicación de escritorio gratuita para macOS, Windows y Linux
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